Wo soll ich nur anfangen?

Ein gutes Thema für einen ersten Blogbeitrag, denn irgendwo muss ich ja auch hier anfangen. Vor ein paar Wochen machte ich einen beruflichen Neuanfang, wenn auch einen kleinen. Vom Scrum Master in einem Produktteam in der Softwareentwicklung wechselte ich bei meinem Arbeitgeber ins Marketing als Projektleiterin. Von einem eingegroovten Scrum Team mit Product Owner und Devs, dessen Prozesse ich kannte und die schon seit längerer Zeit nach Scrum arbeiten in ein Team, dass mit agil nichts am Hut hat(te) und Wochenplanung mit Excel machte. Puh.

Ich persönlich hasse Excel, da ich nicht viel mehr ausser Summen und Filtern hinbekomme und meine KollegInnen immer sehr neidisch beobachte wenn sie irgendwas mit sehr vielen Tastenkombinationen machen. Wochenplanung mit Excel scheiterte also schon an meinen Excelkünsten. „Ne, das machen wir anders“ war also die erste Amtshandlung. Warum auch nicht was anderes ausprobieren? Das Team war offen für Neues und selbst wenn es nicht geklappt hätte, hätte ich eine Gnadenfrist für Exceltutorials bekommen.

Um die Planung für die nächste Woche vorzunehmen wurden alle Teammitglieder abgeklappert, gaben den Stand ihrer Arbeit weiter und wie viel Kapazität sie in der nächsten Woche für ein Thema noch brauchen, basierend darauf wurden die neuen Jobs verteilt. Diese Rundendreherei fand ich eher unangenehm, da es sich für mich so anfühlte als würde ich meine neuen KollegInnen tracken. Außerdem gab es so viele Themen, dass ich mir nur schwer alles merken konnte und meine Notizzettel immer voller und wirrer wurden. Also musste ein Daily her!

Das Daily habe ich mir von meinem Scrum Team mitgenommen. Vereinfacht gesagt steht im Daily das Team zusammen und jedes Teammitglied beantwortet drei Fragen:

  • Was habe ich gestern erreicht?
  • Was will ich heute erreichen?
  • Was steht mir dabei im Weg?

So bekommen alle ein Update und können schnell und formlos nach Unterstützung fragen oder Unterstützung anbieten. Das Ganze geht nicht länger als 15 Minuten. Das hilft nicht nur Endlosdiskussionen oder -ausführungen vorzubeugen sondern auch Meetingmuffel keine Ausrede zu bieten. Jetzt stehen wir jeden morgen um 10:00 Uhr zusammen und jede/r geht ihre/seine Themen durch.

Zur Unterstützung haben wir ein Whiteboard mit Post Its (in der ersten Woche noch auf einem Fenster…) und verschiedenen Flächen: „To Do“, „in Arbeit“, „Feedback“, „Reinzeichnung“, „Abnahme“, „in Produktion“ und „Fertig!“. Diese Bilden bei uns der Workflow unserer To Dos ab: Am Anfang sind sie offen, dann tüffelt jemand dran, Dinge gehen in die Feedback schleife, da wir häufig für andere Teams und Abteilungen als Dienstleister agieren, idealerweise geht es dann in die Reinzeichnung, zum Beispiel zur Erstellung von Printdaten (ein sehr weites Feld!), zur Abnahme, wenn alles OK ist in die Produktion und wenn Dinge da sind in die Kategorie Fertig. Einige Post Its springen zwischen den Kategorien vor und zurück (die typische Feedbackschleife) oder überspringen Kategorien, aber im groben haben wir so alles abgedeckt. Die einfachste Variante ist „To Do“, „in Arbeit“ und „Fertig“. Wir haben uns dafür entschieden es granularer zu machen, weil die Unterschiede zwischen „Für dieses To Do sind alle Sachen geklärt und ich kann dran arbeiten“ und „Ich brauche erst noch Feedback von jemanden bevor wir weiter machen können“ in der Darstellung einen Mehrwert für uns bieten.

Ich glaube als Einstieg Richtung Agilität, was natürlich sehr viel mehr als Meetings und Whiteboards ist, sind Daily und Board geeignet gewesen. Die Kosten sind vergleichsweise gering: notfalls klebt man eben Papierschnipsel mit Tesa an eine Wand oder das Fenster und 15 Minuten Arbeitszeit sind nicht die Welt, die hat meist jede/r übrig. (Profitipp: Wenn man mit Post Its in verschiedenen Farben ankommt haben direkt alle mehr Lust. Es klingt dumm, aber bis jetzt habe ich fast jeden mit bunten Post Its für Dinge motiviert bekommen.) Jetzt habe ich auf einen Blick ein Update über den aktuellen Stand der Themen ohne meine Kollegen auszuquetschen oder zu tracken und es ist ein super Gefühl ein Post It in die „Fertig!“ Spalte zu schieben. Am Ende der Woche wandern alle „Fertig!“-Post Its in eine große Kiste die sich stetig füllt – ein guter Weg für ein Team sich vor Augen zu halten, was sie alles geschafft haben!

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